Onnistu tapahtumassa: tee hyvä tarjouspyyntö

Monella on kirkkaana mielessä, miltä oman tapahtuma- tai messuosaston pitäisi näyttää ja tuntua. Toisille tilanne on aivan päinvastainen: ajatusta oman ständin ilmeestä ja toiminnallisuuksista ei ole eikä itsekseen synny. Eikä tarvitsekaan, sillä sitä varten on olemassa kumppaneita, jotka auttavat sekä ideoinnissa, suunnittelussa että toteutuksessa.

Parhaan kumppanin ja tarjouksen saadaakseen on ensimmäisiä askelia pistää liikkeelle tarjouspyyntö, jossa kerrot, mihin olet menossa ja milloin sekä mitä tarvitset. Mitä tarkemman tarjouspyynnön vastaanottaja saa, sen paremmin tarpeesi huomioidaan ja saamasi tarjous vastaa lopullista toteutumaa.

Muistathan myös olla ajoissa liikkeellä projektin suunnittelun ja kilpailuttamisen kanssa. Kotimaan projekti vaatii aikaa noin 3 kk ja ulkomaan projekti 6 kk. Tämä tuntuu ehkä pitkältä, mutta näin saat projektin toteutettua sujuvassa aikataulussa, eikä vastaan tule yllätyksiä ylitöistä, lisäkustannuksista tai järjestävien messuorganisaatioiden taholta.

Vinkit tarjouspyynnön laadintaa – kerro nämä

1. Missä olette mukana – tapahtumaa koskevat tiedot
Suunnittelu ja tarjouslaskenta perustuvat aina siihen, että tapahtumasta tiedetään mahdollisimman paljon ja mahdollisimman tarkasti. Järjestävältä tapahtumaorganisaattorilta ja heidän verkkosivuiltaan saat tarjoukseesi seuraavat asiat:

• Tapahtuma, sen paikka ja tarkka ajankohta
• Tonttinne eli osastollenne varattu paikka; hallipohja, josta käy ilmi tontin koko, muoto, sijainti, kulkuväylät, pääkäytävät, sisäänkäynnit, tekniikkakaivot, pilarit
• Rakennus- ja purkuaikataulut
• Rakennussäännöt; rakennuskorkeudet, naapurisäännöt, ripustusmahdollisuudet
• Tapahtuman luonne, kilpailijat ja heidän sijaintinsa

2. Miksi olette mukana – asiakasta koskevat tiedot
Messuilla pääosassa ja esillä osastollanne olette te. Paras suunnitelma ja hyvän tarjouksen ydin on tietää myös teistä mahdollisimman paljon eli miksi olette osallistumassa tapahtumaan ja mitä osallistumiselta odotatte.

• Yritystietoa: toimiala, tuotteet / palvelut, kilpailukenttä
• Osallistumiselle asetetut tavoitteet
• Mitä osastolla halutaan viestiä; brändi, tuote, teema, pääviesti
• Miten osallistumisen on tarkoitus tukea liiketoimintaanne ja markkinointiviestintäänne

Lisäksi kaikki lisätieto yritykseenne liittyen on arvokasta: yleinen tapahtumaohjeistuksenne, brändiohjeistus, graafinen ohjeistus, logot, suunnittelemanne aikataulu ja budjettiraamit.

3. Tarpeenne – osastoa ja sen toimintoja koskevat tiedot
Osaston ja käytössä olevan tilan kalustus ja varustus määräytyvät sen mukaan, millaisia toimintoja tarvitaan eli mitä tehdään ja esitellään.

  • Esittelettekekö tuotteita ja/tai palveluita vai jotain hanketta tai rakennatteko mielikuvaa jostain tulevasta?
  • Miten niitä on tarkoitus esitellä; määrä, mitat, sähköntarve, sijoittelu?
  • Miten asiakkaat on tarkoitus kohdata?

a) avoimesti osastolla tuotteita/palveluita esitellen (seisten)
b) kuten yllä, mutta mahdollisuus myös istua alas keskustelemaan
c) neuvotteluhuoneessa suljettujen ovien takana
d) osastolla infopiste, josta kuka tahansa voi tulla kyselemään tietoa

  • Onko lahjoja tai jakotavaroita tai tarjoiluja, onko tarvetta keittiö- ja varastotilalle jne?
  • Jaetaanko asiakkaille esitteitä, tuotenäytteitä?
  • Esitelläänkö tai demotaanko asiakkaille tuotteita ja/tai palveluita av-laitteiden avulla; videoscreenit, näytöt, läppärit, tabletit jne. (omat vs. vuokrattavat laitteet), nettiyhteydet?
  • Järjestetäänkö osastolla jotain ohjelmaa, pidetäänkö esityksiä tai tietoiskuja?

Messuille osallistuminen on tehokas tapa tehdä tulosta, tavata uusia asiakkaita ja yhteistyökumppaneita, tuoda yritystäsi esille ja tavata ihmisiä kasvotusten. Me Messualla autamme sinua mielellämme. Lähetä meille tarjouspyyntö tai ota yhteyttä myyntiimme, niin jutellaan lisää.